Obowiązuje od: 1 kwietnia 2026 r.
1.1. Usługodawcą i właścicielem platformy HRCloud jest Kramsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Samuela Bogumiła Lindego 1C, 30-148 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0001010881, NIP: 6772488602, e-mail: kontakt@hrcloud.pl.
1.2. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki korzystania z platformy HRCloud — usługi SaaS (Software as a Service) wspomagającej zarządzanie zasobami ludzkimi.
1.3. Korzystanie z Usługi oznacza pełną akceptację niniejszego Regulaminu. Jeśli nie akceptujesz jego postanowień, prosimy o zaprzestanie korzystania z Usługi.
1.4. Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
a) Usługa / HRCloud — platforma SaaS dostępna pod adresem app.hrcloud.pl, umożliwiająca zarządzanie urlopami, wdrożeniem pracowników, raportowaniem i rozliczeniami w organizacji.
b) Usługodawca — Kramsoft sp. z o.o., podmiot świadczący Usługę.
c) Klient — firma lub organizacja (podmiot prawny), która zawarła umowę z Usługodawcą przez rejestrację i aktywację subskrypcji.
d) Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca konto w ramach organizacji Klienta (pracownik, menedżer lub administrator).
e) Administrator — Użytkownik z najwyższym poziomem uprawnień w organizacji Klienta, odpowiedzialny za konfigurację i zarządzanie kontem.
f) Subskrypcja — odpłatny dostęp do Usługi w ramach wybranego planu rozliczeniowego.
g) Okres próbny — bezpłatny 14-dniowy dostęp do pełnej funkcjonalności Usługi.
2.1. HRCloud jest platformą SaaS przeznaczoną dla organizacji zatrudniających od 10 do 200 pracowników, działających na rynkach Polski, Niemiec i Czech.
2.2. Platforma składa się z następujących modułów:
2.2.1. Zarządzanie urlopami — składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych, zarządzanie saldami, kalendarz dostępności zespołu, powiadomienia e-mail i real-time.
2.2.2. Wdrożenie pracowników — szablony procesów wdrożeniowych, listy zadań, śledzenie postępu, zarządzanie zadaniami przez menedżerów.
2.2.3. Panel administracyjny i raporty — zarządzanie pracownikami, działami, zespołami; raporty CSV; logi aktywności.
2.2.4. Rozliczenia i subskrypcja — zarządzanie planem, liczbą stanowisk, danymi do faktury, historią płatności.
2.2.5. Integracje zewnętrzne — opcjonalne połączenia z platformami zewnętrznymi (Kalendarz Google, Slack, Microsoft Teams, Google Chat) oraz powiadomienia SMS, aktywowane przez Użytkownika lub Administratora.
2.3. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna 24/7, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności. Planowane przerwy serwisowe są ogłaszane z wyprzedzeniem.
2.4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do aktualizacji, rozbudowy i modyfikacji funkcjonalności Usługi. O istotnych zmianach Klienci są informowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3.1. Klientem może zostać wyłącznie podmiot prawny (firma, organizacja). Rejestracja przez osobę fizyczną we własnym imieniu jest niedozwolona.
3.2. Podczas rejestracji Klient zobowiązany jest podać prawdziwe i aktualne dane organizacji. Klient ponosi odpowiedzialność za poprawność podanych informacji.
3.3. Każda organizacja może posiadać tylko jedno konto w Usłudze.
3.4. Użytkownicy zobowiązani są do ochrony danych dostępowych (hasła, tokeny). Udostępnianie danych logowania osobom trzecim jest zabronione.
3.5. Usługa udostępnia mechanizmy uwierzytelniania dwuskładnikowego (TOTP, klucze passkey). Administratorzy mogą wymagać ich stosowania w ramach organizacji.
4.1. W ramach Usługi wyróżnia się następujące role:
4.1.1. Administrator — pełny dostęp do ustawień organizacji, zarządzania pracownikami, rozliczeniami i raportami. Odpowiada za konfigurację platformy i zgodność z niniejszym Regulaminem w obrębie swojej organizacji.
4.1.2. Menedżer — zarządzanie wnioskami urlopowymi podległych pracowników, nadzór nad procesami wdrożeniowymi.
4.1.3. Pracownik — dostęp do własnych danych urlopowych, kalendarza i listy zadań wdrożeniowych.
4.2. Klient (Administrator) ponosi odpowiedzialność za działania wszystkich Użytkowników zarejestrowanych w ramach jego organizacji.
5.1. Usługa oferowana jest w dwóch planach: Basic oraz Extended. Aktualne opisy planów i ceny dostępne są na stronie wyboru planu.
5.2. Opłata naliczana jest miesięcznie od każdego aktywnego stanowiska (pracownika) zarejestrowanego w organizacji. Minimalna liczba stanowisk wynosi 5.
5.3. Rozliczenie następuje cyklicznie co miesiąc, w dniu odpowiadającym dacie pierwszej płatności. Faktury wystawiane są automatycznie i dostępne w panelu rozliczeń.
5.4. Liczba stanowisk może być aktualizowana przez Administratora. Zmiana liczby stanowisk wchodzi w życie od następnego okresu rozliczeniowego.
5.5. Płatności obsługiwane są przez operatora Stripe. Klient akceptuje regulamin i politykę prywatności Stripe przy pierwszej płatności. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.
5.6. Do cen netto doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami w kraju siedziby Klienta. Klient zobowiązany jest do podania poprawnego numeru NIP/VAT w celu prawidłowego wystawienia faktury.
5.7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Kontynuacja korzystania z Usługi po tej dacie oznacza akceptację nowych cen.
6.1. Każda nowo zarejestrowana organizacja otrzymuje bezpłatny 14-dniowy dostęp do Usługi (okres próbny).
6.2. W trakcie okresu próbnego dostępne są wszystkie funkcjonalności planu Extended.
6.3. Po upływie okresu próbnego, w celu kontynuowania korzystania z Usługi, konieczne jest wykupienie subskrypcji. Brak płatności skutkuje zawieszeniem dostępu.
6.4. Okres próbny przyznawany jest jednorazowo dla każdej organizacji. Nie jest możliwe ponowne uruchomienie okresu próbnego dla tej samej organizacji.
7.1. Klient zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z obowiązującym prawem, niniejszym Regulaminem oraz dobrymi obyczajami.
7.2. Zabrania się podejmowania działań mogących zakłócić działanie Usługi, naruszać bezpieczeństwo systemu, kopiować lub dekompilować oprogramowanie platformy.
7.3. Klient zobowiązuje się do przetwarzania danych pracowników w Usłudze zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) oraz do poinformowania pracowników o przetwarzaniu ich danych w systemie HRCloud.
7.4. Zabrania się odtwarzania kodu źródłowego, dekompilacji, dezasemblacji lub podejmowania prób uzyskania dostępu do kodu źródłowego Usługi.
7.5. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność procesów kadrowych prowadzonych w systemie z przepisami prawa pracy obowiązującymi w kraju jego działalności.
8.1. W zakresie danych dotyczących Klienta i Administratorów konta Usługodawca działa jako administrator danych osobowych w rozumieniu RODO.
8.2. W zakresie danych pracowników przetwarzanych przez Klienta w Usłudze Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający. Strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, której warunki dostępne są w panelu administracyjnym.
8.3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem /privacy.
8.4. Usługodawca korzysta z podwykonawców spełniających wymagania RODO. Pełna lista podwykonawców wraz z ich politykami prywatności dostępna jest w Polityce Prywatności pod adresem /privacy. Do głównych podwykonawców należą: dhosting.pl Sp. z o.o. (hosting), Stripe Technology Company Ltd (płatności), Fakturownia sp. z o.o. (faktury). W przypadku aktywacji integracji, dane mogą być przetwarzane również przez: Google Ireland Limited (Kalendarz Google, Google Chat), Slack Technologies Limited (Slack), Microsoft Ireland Operations Limited (Teams), App World sp. z o.o. — SMSPlanet (SMS) oraz Zadarma (SMS).
9.1. Platforma HRCloud oferuje opcjonalne integracje z zewnętrznymi usługami. Aktywowanie integracji jest dobrowolne i może być wykonane przez Użytkownika lub Administratora w ustawieniach profilu.
9.2. Korzystanie z integracji nie jest wymagane do korzystania z podstawowych funkcjonalności Usługi.
9.3. Integracja z Kalendarzem Google wymaga autoryzacji OAuth2 przez Użytkownika. Po autoryzacji zatwierdzone wnioski urlopowe synchronizowane są jako całodniowe wydarzenia. Zakres uprawnień OAuth ograniczony jest do tworzenia i usuwania wydarzeń w wybranym kalendarzu. Dane przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności Google Ireland Limited.
9.4. Integracja ze Slack wymaga autoryzacji OAuth2 przez Użytkownika. Po autoryzacji powiadomienia o zdarzeniach w systemie (np. zatwierdzenie urlopu) wysyłane są jako wiadomości bezpośrednie w Slacku. Dane przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności Slack Technologies Limited.
9.5. Integracja z Microsoft Teams polega na skonfigurowaniu przez Administratora adresu webhook kanału Teams. Na skonfigurowany adres wysyłane są powiadomienia zawierające tytuł zdarzenia, komunikat i link do aplikacji. Dane przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności Microsoft Ireland Operations Limited.
9.6. Integracja z Google Chat polega na skonfigurowaniu przez Administratora adresu webhook pokoju Google Chat. Na skonfigurowany adres wysyłane są powiadomienia zawierające tytuł zdarzenia, komunikat i link do aplikacji. Dane przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności Google Ireland Limited.
9.7. Administrator może skonfigurować numer telefonu wyznaczonego pracownika w celu otrzymywania alertowych powiadomień SMS. Wiadomości wysyłane są za pośrednictwem App World sp. z o.o. (SMSPlanet) lub Zadarma. Konfiguracja SMS jest opcjonalna.
9.8. Korzystanie z integracji zewnętrznych podlega regulaminom i politykom prywatności odpowiednich dostawców. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dostępność ani zmiany warunków tych usług.
9.9. Użytkownik może odłączyć integrację w dowolnym momencie z poziomu ustawień profilu. Po odłączeniu integracji przechowywane tokeny dostępu są trwale usuwane z systemu.
10.1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi, jej kodu, interfejsu, dokumentacji i znaków towarowych należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
10.2. Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną, ograniczoną licencję na korzystanie z Usługi w ramach wykupionej subskrypcji, wyłącznie na własne potrzeby biznesowe.
10.3. Dane wprowadzone przez Klienta i Użytkowników do Usługi pozostają własnością Klienta. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
11.1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utratę zysku, danych lub dobrego imienia wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Usługi, chyba że szkoda wynika z umyślnego działania Usługodawcy.
11.2. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Usługi na poziomie 99,5% miesięcznie, jednak nie udziela gwarancji SLA. Planowane przerwy konserwacyjne nie są wliczane do czasu niedostępności.
11.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępności Usługi spowodowany siłą wyższą, awariami infrastruktury zewnętrznej (w tym dostawców chmurowych) lub atakami cybernetycznymi.
11.4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie, dostępność ani zmiany warunków usług zewnętrznych zintegrowanych z platformą, w szczególności: Stripe (płatności), Google Ireland Limited (Kalendarz Google, Google Chat), Slack Technologies Limited (Slack), Microsoft Ireland Operations Limited (Teams), App World sp. z o.o. — SMSPlanet (SMS), Zadarma (SMS). Korzystanie z tych usług podlega ich własnym regulaminom i politykom prywatności.
12.1. Klient może w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji poprzez panel rozliczeń. Dostęp do Usługi pozostaje aktywny do końca bieżącego okresu rozliczeniowego.
12.2. Usługodawca może zawiesić lub zablokować dostęp do Usługi w przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu, braku płatności lub działania na szkodę innych użytkowników.
12.3. Po zakończeniu subskrypcji dane organizacji są przechowywane przez 30 dni, a następnie trwale usuwane (z zachowaniem danych wymaganych przepisami prawa). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych po upływie tego okresu.
12.4. Przed zakończeniem subskrypcji Klient może wyeksportować dane z systemu w dostępnych formatach (CSV). Administrator jest odpowiedzialny za wykonanie eksportu przed wygaśnięciem konta.
13.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.
13.2. O każdej istotnej zmianie Klienci będą informowani drogą e-mail na adres Administratora organizacji z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
13.3. Kontynuowanie korzystania z Usługi po dacie wejścia w życie zmian oznacza akceptację nowego Regulaminu. W przypadku braku akceptacji Klient ma prawo rozwiązać umowę przed dniem wejścia zmian w życie.
14.1. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
14.2. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu strony będą dążyć rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia właściwy jest sąd powszechny w Krakowie.
14.3. W sprawach dotyczących Regulaminu prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt@hrcloud.pl.