Zatwierdzenia i powiadomienia

Ten przewodnik omawia wszystko, co menedżerowie i administratorzy powinni wiedzieć o przeglądaniu wniosków urlopowych, korzystaniu z akcji zbiorczych i rozumieniu automatycznych powiadomień e-mail.

Krok 1 — Hierarchia zatwierdzeń

Wnioski są kierowane automatycznie na podstawie roli wnioskodawcy:

• Wnioski pracownika trafiają do jego bezpośredniego Menedżera do zatwierdzenia
• Wnioski menedżera trafiają bezpośrednio do Administratora
• Wnioski administratora są zatwierdzane automatycznie — nie jest wymagany żaden ręczny krok

Krok 2 — Zatwierdzanie lub odrzucanie wniosku

Możesz działać na oczekujących wnioskach z dwóch miejsc: kolejki zatwierdzeń na Panelu głównym lub listy Urlopy.

1. Znajdź oczekujący wniosek w kolejce Panelu lub Urlopy → Wszystkie wnioski (filtruj według Oczekujące)
2. Kliknij wniosek, aby go otworzyć — sprawdź daty, czas trwania i pozostałe saldo
3. Kliknij „Zatwierdź" lub „Odrzuć" — przy odrzuceniu wpisz opcjonalny powód, który zostanie dołączony do e-maila z powiadomieniem

Zrzut ekranu wkrótce

Krok 3 — Zatwierdzanie zbiorcze

Gdy oczekuje wiele wniosków, zatwierdź je wszystkie naraz zamiast jeden po drugim.

1. Przejdź do Urlopy → Wszystkie wnioski, filtruj według Oczekujące, następnie zaznacz pola obok wniosków, które chcesz przetworzyć
2. Kliknij „Zatwierdź zaznaczone" — wszystkie zaznaczone wnioski są zatwierdzane jednym działaniem, a pracownicy są powiadamiani

Krok 4 — Anulowanie już zaakceptowanego wniosku

Jeśli zatwierdzony wniosek wymaga cofnięcia — na przykład dlatego, że pracownik zmienił plany — administratorzy i menedżerowie mogą go anulować w dowolnym momencie. Dni są natychmiast zwracane do salda pracownika, a pracownik otrzymuje powiadomienie o anulowaniu.

Krok 5 — Powiadomienia e-mail

HRCloud wysyła automatyczne e-maile na każdym etapie przepływu zatwierdzeń. Oto co jest wysyłane i do kogo:

• Wniosek złożony — wysyłany do przypisanego zatwierdzającego (menedżera lub administratora), gdy pracownik złoży nowy wniosek
• Wniosek zatwierdzony — wysyłany do pracownika po zatwierdzeniu jego wniosku
• Wniosek odrzucony — wysyłany do pracownika z powodem odrzucenia (jeśli podano)
• Wniosek anulowany — wysyłany do pracownika, gdy zatwierdzony wniosek zostaje anulowany przez menedżera lub administratora