Zarządzanie wnioskami urlopowymi
Ten przewodnik wyjaśnia, jak pracownicy składają wnioski urlopowe i jak menedżerowie je przeglądają i zatwierdzają. Opisuje również model salda urlopowego i narzędzia administratora.
Jak działa saldo urlopowe
HRCloud stosuje model z góry przyznanego salda — bez miesięcznego naliczania.
- Każdy pracownik otrzymuje 26 dni z góry 1 stycznia każdego roku
- Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok
- Administratorzy mogą ręcznie korygować indywidualne salda w dowolnym momencie z poziomu profilu pracownika
Krok 1 — Złóż wniosek
Pracownicy składają wnioski urlopowe z sekcji Urlopy. Wnioski są zawsze na pełne dni.
- Przejdź do sekcji Urlopy w głównym menu nawigacyjnym
- Kliknij „Nowy wniosek", wybierz zakres dat i dodaj opcjonalną notatkę
- Wyślij wniosek — natychmiast pojawia się w kolejce osoby zatwierdzającej
Krok 2 — Przepływ zatwierdzania
Wnioski są kierowane automatycznie na podstawie roli pracownika i linii raportowania.
- Wnioski pracownika trafiają do jego Menedżera; wnioski Menedżera trafiają bezpośrednio do Administratora
- Osoba zatwierdzająca widzi oczekujące wnioski w kolejce — kliknij „Zatwierdź" lub „Odrzuć" z opcjonalnym komentarzem
- Pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail, a saldo jest aktualizowane natychmiast po zatwierdzeniu
Krok 3 — Widok kalendarza
Widok kalendarza pokazuje wszystkie zatwierdzone urlopy w zespole w siatce miesięcznej. Używaj go, aby wykryć luki w obsadzie przed zatwierdzaniem nowych wniosków.
- Przełączaj między widokiem miesięcznym i listą za pomocą przełącznika u góry
- Nakładające się nieobecności w tym samym zespole są automatycznie wyróżniane
- Administratorzy widzą całą organizację; menedżerowie widzą tylko swój zespół
Krok 4 — Narzędzia administratora
Administratorzy mają dodatkowe możliwości zarządzania urlopami w całej organizacji.
- Filtruj wszystkie wnioski według pracownika, działu, statusu lub zakresu dat
- Koryguj saldo urlopowe pracownika bezpośrednio z jego profilu (na plus lub minus)
- Wymuś zatwierdzenie wniosku w imieniu menedżera w razie potrzeby
Krok 5 — Zatwierdzanie i odrzucanie wniosków (Menedżerowie)
Menedżerowie przeglądają oczekujące wnioski z kolejki zatwierdzeń. Możesz działać z kolejki na panelu głównym lub z listy Urlopy.
- Otwórz oczekujący wniosek — widzisz imię pracownika, wnioskowane daty, liczbę dni i dostępne saldo
- Kliknij „Zatwierdź", aby zaakceptować, lub „Odrzuć", aby odmówić — przy odrzuceniu dodaj opcjonalny powód, aby pracownik rozumiał decyzję
- Pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail natychmiast, a saldo jest aktualizowane po zatwierdzeniu
Krok 6 — Anulowanie zatwierdzonego wniosku
Administratorzy i menedżerowie mogą anulować już zatwierdzony wniosek, gdy plany się zmienią.
- Otwórz zatwierdzony wniosek i kliknij „Anuluj" — jeśli potrzebne, podaj powód
- Pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail, a dni są natychmiast zwracane do jego salda
Wskazówka
Roczne saldo odnawia się do 26 dni 1 stycznia każdego roku. Niewykorzystane dni przepadają — planuj urlopy swojego zespołu odpowiednio pod koniec roku.